So digital ist die Verwaltung
Es geht voran mit der Digitalisierung der Verwaltungsarbeit und dem Ausbau der Online-Services für Bürger – aber nicht so schnell, wie es die Politik teils wünscht. Woran das liegt und was geplant ist.
ERKRATH Wie ist es um die Erreichbarkeit der Stadtverwaltung per Computer bestellt, welche Amtsgänge lassen sich wie von zu Hause aus erledigen, was wird für die Datensicherheit getan? Digitalisierung ist das zentrale Schlagwort, wenn es um die Zukunft der Verwaltungsarbeit geht. In der Gegenwart ist auch schon einiges angekommen, wie die Stadt jetzt im Bericht für den Hauptausschuss über den Stand der Verwaltungsdigitalisierung für das Jahr 2023 darlegte.
Erkrath ist demnach bei der technischen Ausstattung und beim Onlineangebot „vergleichsweise gut aufgestellt“. Interne Verfahrensabläufe und Strukturen würden kontinuierlich optimiert. So wären zwei für die Digitalisierung wesentliche Organisationseinheiten als Abteilungen unter dem neuen Fachbereich Digitalisierung/IT zusammengeführt worden. Das ermögliche Kompetenzbündelung und eine abgestimmte Projektplanung.
Zahlreiche Maßnahmen, wie der Ausbau der Onlineangebote, die zunehmende Zusammenarbeit mit dem kommunalen IT-Dienstleister und Bildungsinvestitionen in das städtische Personal, böten Chancen für ein besser vernetztes, modernes und digitales Arbeiten sowie einen Ausgleich für den anhaltenden Arbeitskräftemangel, heißt es in dem Bericht von Philipp Kalverkamp, dem Digitalisierungsbeauftragten der Stadt. Ob die landesweiten Planungen eines zentralen IT-Dienstleisters die Lösung für alle heutigen Herausforderungen sein werden, sei derzeit noch unklar, unter anderem wegen der voraussichtlichen Umsetzungsdauer und grundsätzlicher Fragen zur Finanzierung der kommunalen Leistungen, heißt es.
Für Bürger haben sich mittlerweile handfeste Verbesserungen ergeben, mit inzwischen 83 online beantragbaren Dienstleistungen und Terminvereinbarungen, wie die Stadt bilanziert. Das Serviceportal habe sich kontinuierlich entwickelt. Seit 2023 stehen zahlreiche neue Anträge zur Verfügung, darunter die Bestellung einer Medienbox oder von Medien zur Abholung bei der Stadtbücherei, Anträge auf Hundesteuerermäßigung oder -befreiung, Erkrath-Pass, Handwerkerparkausweis, Vorkaufsrechtsbescheinigung oder Erschließungskostenbescheinigung.
Auch Anträge zum Gartenwasserzähler (Anmeldung, Meldung, Wechsel), Erklärungen zum Elterneinkommen und Unterlageneinreichung (Kita, Kindertagespflege) können erledigt werden. Weitere Anträge, etwa die Anmeldung anzeigeoder erlaubnispflichtiger Hunde sowie der Antrag auf Ausstellung einer Familienkarte, würden derzeit entwickelt, informierte Philipp Kalverkamp. Den größten Handlungsbedarf sieht die Politik bei Online-Anträgen für Personalausweise und Reisepässe, doch das wird in Erkrath wohl nicht vor 2026 Realität werden.
Wie Kämmerer Torsten Schmitz
betonte, hänge letztlich alles an der Umstellung auf digitale Akten (E-Akten), was aber ein langwieriger Prozess sei, da die jeweiligen – ohnehin schon komplett ausgelasteten – Fachbereiche darin eingebunden werden müssten. Diese müssten ihre Digitalisierungsbeiträge zusätzlich zum Tagesgeschäft leisten – „mehr Tempo als jetzt geht da nicht“, sagte der Kämmerer in Richtung FDP, die ihre Kritik am aus ihrer Sicht zu niedrigen Digitalisierungstempo der Stadt zuvor erneuert hatte.
Die Stadt arbeitet bei der Digitalisierung eine Prioritätenliste ab, kombiniert dabei größere Projekte mit kleineren, die sich nebenbei noch organisieren lassen. Im Jahr 2023 ist das Serviceportal weiterentwickelt und die Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) ausgebaut worden. Zudem wurden der digitale Service der Bücherei ausgebaut, die Musikschul-App und ein Geo-Portal für Erkrath installiert. Es dient Bürgern als geodatenbasiertes Auskunftssystem für Informationen aus verschiedenen Bereichen, die standortbasiert abgefragt werden können. 2024 realisiert werden sollen Einführung und Ausbau einer E-Learning-Plattform, E-AktenEinführungen für die Fachbereiche, Migration der Feuerwehr-IT, neues Ticketsystem für den Kulturbereich, digitale Schulverwaltung und Online-Friedhofspläne als kleineres Nebenprojekt.
Auf dem (digitalen) Aufgabenzettel für 2025 stehen die Einführung eines IT-Kostencontrollings, Digitalisierung der Postausgangsbearbeitung, Ertüchtigung der WLAN-Infrastruktur in den Kitas, digitale Schulanmeldungen, Ausbau der Online-Terminvereinbarung – und auch der Beginn der stadteigenen Ausbildung von Fachinformatikern, um künftig einen Vorteil auf dem leer gefegten Fachkräftemarkt zu haben.
Nachschärfen muss die Stadt zudem noch bei der Online-Terminvergabe für das Bürgerbüro. Aus der Politik gab es Berichte, dass man dort auch mit Online-Termin noch eine Wartenummer ziehen und dann häufig doch wieder länger warten müsse, was ja eigentlich vermieden werden sollte.